Polityka prywatności serwisu SkinPoint

1. Jak ustalić administratora danych

Administratorem danych nie jest automatycznie każdy podmiot używający marki SkinPoint. Właściwy administrator zależy od celu i kontekstu, w którym dane zostały zebrane.

Fundacja SkinPoint

FUNDACJA SKINPOINT – ROZWÓJ, EDUKACJA I TECHNOLOGIA W BEAUTY, ul. Jana Kilińskiego 24, 09-200 Sierpc, Polska, KRS 0001218134, NIP 7761715006, REGON 543764412.

Fundacja jest administratorem danych dotyczących:

• zamówień produktu 31641 i innych produktów jednoznacznie oznaczonych w Checkoutcie jako sprzedawane przez Fundację;
• płatności i rozliczenia takich zamówień;
• Konta i udostępnienia kursu 31640;
• dokumentów sprzedaży wystawianych przez Fundację;
• odstąpień, reklamacji, korekt i zwrotów związanych z umowami Fundacji.

Adres e-mail Fundacji do spraw wykonania umowy i ochrony danych: kontakt@skinpoint.pl.

SkinPoint JDG

SkinPoint by Patrycja Komuda, ul. Powązkowska 13/U5, 01-797 Warszawa, NIP 5242930225, REGON 520660099.

SkinPoint JDG jest administratorem danych związanych z własnymi usługami gabinetowymi, własnymi zamówieniami i innymi procesami wyraźnie oznaczonymi jako prowadzone przez ten podmiot.

Adres e-mail JDG: kontakt@skinpoint.pl. Każdy formularz i proces powinien wskazywać podmiot właściwy dla danej usługi.

Macierz kontekstów

• zamówienia kursów Fundacji i dostęp do tych kursów - administrator: Fundacja;
• faktury i korekty Fundacji - administrator: Fundacja;
• zamówienia JDG i usługi kliniki - administrator: SkinPoint JDG;
• faktury i korekty JDG - administrator: SkinPoint JDG;
• ogólny formularz kontaktowy - administrator wskazany przy formularzu albo podmiot, do którego kierowana jest wiadomość;
• newsletter - administrator wskazany bezpośrednio przy formularzu zapisu;
• analityka i marketing w domenie - administrator wskazany w panelu zgód lub informacji towarzyszącej danej stronie i kampanii.

Fundacja i JDG korzystają ze wspólnej skrzynki kontaktowej i zgodnie z informacją operatora mają ten sam zarząd lub kierownictwo operacyjne. Nie powoduje to automatycznie powstania jednego administratora ani współadministrowania. Fundacja i JDG nie są w niniejszej Polityce określani jako współadministratorzy. Takie określenie wymaga osobnej analizy wspólnych celów i sposobów przetwarzania oraz odpowiedniego uzgodnienia.

2. Kategorie danych

W zależności od procesu mogą być przetwarzane:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i adres;
• dane firmy i dane do dokumentów sprzedaży, w tym nazwa, NIP i adres;
• dane zamówienia, produktu, ceny, płatności i statusu rozliczenia;
• dane Konta, informacje o dostępie i postępie w korzystaniu z platformy;
• treść korespondencji, reklamacji, odstąpienia lub żądania dotyczącego danych;
• identyfikatory techniczne, adres IP, dane urządzenia, przeglądarki, logów i bezpieczeństwa;
• dane o zgodach, wersjach dokumentów i czasie ich zaakceptowania;
• dane analityczne lub marketingowe wyłącznie zgodnie z ustawieniami zgód i właściwą podstawą prawną.

Fundacja nie potrzebuje pełnych danych karty płatniczej i nie powinna ich otrzymywać z systemu Stripe.

3. Cele i podstawy przetwarzania przez Fundację

Zamówienie i wykonanie umowy

Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zamówienia, obsługi płatności, utworzenia Konta, zapisania uprawnienia przedsprzedażowego, udostępnienia Szkolenia, kontaktu dotyczącego wykonania umowy i obsługi zwrotu. Podstawą jest podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz jej wykonanie.

Obowiązki prawne i rozliczenia

Dane są przetwarzane w celu prowadzenia dokumentacji rachunkowej i podatkowej, wystawiania dokumentów, realizacji obowiązków wobec organów skarbowych oraz obsługi KSeF w zakresie wymaganym prawem. Podstawą jest obowiązek prawny Fundacji.

Reklamacje, odstąpienia i roszczenia

Dane są przetwarzane w celu rozpatrywania reklamacji i odstąpień, realizacji uprawnień Klienta, ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń oraz zachowania dowodów zawarcia i wykonania umowy. Podstawą może być wykonanie umowy, obowiązek prawny albo prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na ochronie praw i wykazaniu prawidłowości działań.

Bezpieczeństwo i działanie Serwisu

Dane techniczne i logi mogą być przetwarzane w celu zabezpieczenia Konta, zapobiegania nadużyciom, diagnozowania błędów i zapewnienia ciągłości Serwisu. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora, z uwzględnieniem praw i wolności użytkownika.

Komunikacja marketingowa i newsletter

Marketing elektroniczny i newsletter wymagają osobnego przypisania administratora, właściwej podstawy przetwarzania oraz spełnienia wymagań dotyczących komunikacji elektronicznej. Odmowa lub cofnięcie zgody marketingowej nie może blokować wykonania zakupionej Umowy.

4. Źródło danych i obowiązek ich podania

1. Dane są co do zasady pozyskiwane bezpośrednio od osoby składającej zamówienie, zakładającej Konto, kontaktującej się z Fundacją albo składającej reklamację lub odstąpienie.
2. Jeżeli kupujący podaje dane innego uczestnika, powinien mieć podstawę do ich przekazania i przekazać tej osobie wymagane informacje. Zakres i sposób takiego procesu wymagają osobnej konfiguracji produktu.
3. Podanie danych oznaczonych w Checkoutcie jako wymagane jest konieczne do zawarcia i wykonania Umowy. Podanie danych opcjonalnych jest dobrowolne.
4. Dane o wyniku płatności są otrzymywane od operatora płatności. Dane dokumentów i ich statusów mogą pochodzić z Fakturowni, KSeF, księgowości lub właściwych organów.

5. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą być ujawniane albo powierzane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• dostawcy hostingu i utrzymania serwisu;
• dostawcom WordPress, WooCommerce i Tutor LMS w zakresie wynikającym z rzeczywistego modelu świadczenia usługi i zawartych umów;
• Stripe w celu obsługi płatności;
• dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych;
• Fakturowni, księgowości, KSeF i organom skarbowym w zakresie rozliczeń Fundacji;
• podmiotom zapewniającym bezpieczeństwo, kopie zapasowe i obsługę techniczną;
• doradcom prawnym, podatkowym i audytorom;
• organom publicznym, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa;
• dostawcom analityki i marketingu tylko po spełnieniu wymagań dotyczących zgody i przejrzystości.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, administrator stosuje mechanizm wymagany dla danego odbiorcy i miejsca przetwarzania, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informację właściwą dla konkretnego dostawcy można uzyskać pod adresem kontakt@skinpoint.pl.

7. Okresy przechowywania

• dane zamówienia i wykonania Umowy - przez czas wykonania Umowy, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, obsługi roszczeń i wykazania zgodności;
• dokumentacja księgowa i podatkowa - przez okres wymagany właściwymi przepisami;
• dane Konta i dostępu - przez czas potrzebny do zapewnienia dostępu zgodnie z Umową, a po jego zakończeniu w ograniczonym zakresie potrzebnym do rozliczeń i roszczeń;
• reklamacje, odstąpienia, zwroty i korekty - przez czas obsługi sprawy i późniejszy okres wymagany do wykazania jej przebiegu lub ochrony roszczeń;
• dowody zgód i wersji dokumentów - przez czas obowiązywania Umowy i okres, w którym administrator może być zobowiązany do wykazania zgodności;
• dane przetwarzane na podstawie zgody - do jej cofnięcia, a następnie w ograniczonym zakresie potrzebnym do wykazania faktu i czasu udzielenia lub cofnięcia zgody;
• logi bezpieczeństwa - przez ograniczony okres ustalony w polityce retencji adekwatnej do ryzyka.

8. Prawa osób

W zależności od podstawy i okoliczności osobie mogą przysługiwać prawa do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie należy skierować do administratora właściwego dla danego procesu. Jeżeli adresat nie jest właściwym administratorem, powinien poinformować osobę o prawidłowym kanale albo przekazać żądanie zgodnie z zatwierdzoną procedurą.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

W odniesieniu do zamówień Fundacji nie jest prowadzone wyłącznie zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywołujące skutki prawne wobec Klienta. Personalizacja reklam lub pomiar kampanii mogą stanowić profilowanie marketingowe i wymagają osobnego, przejrzystego opisu oraz właściwej zgody.

10. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, obejmujące w szczególności kontrolę dostępu, aktualizacje, kopie zapasowe, szyfrowanie transmisji i rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa w niezbędnym zakresie. Szczegóły zabezpieczeń, których ujawnienie mogłoby obniżyć bezpieczeństwo, nie są publikowane.

11. Cookies i podobne technologie

Zasady korzystania z cookies, lokalnej pamięci, pikseli i podobnych technologii opisuje odrębna Polityka cookies. Niezbędne technologie mogą działać bez zgody, natomiast analityka i marketing mogą uruchamiać się dopiero po uzyskaniu właściwej zgody. Cofnięcie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

12. Wersjonowanie i kontakt

1. Polityka jest udostępniana w wersji HTML i PDF z oznaczeniem wersji oraz datą wejścia w życie.
2. Istotna zmiana wymaga nadania nowej wersji i jasnego poinformowania osób, jeżeli wymagają tego przepisy albo charakter relacji.
3. Dla zamówienia Fundacji zapisywana jest wersja Polityki przedstawiona przy zakupie.
4. Kontakt z właściwym administratorem odbywa się przez dane wskazane przy danym formularzu lub procesie oraz w nagłówku niniejszej Polityki.